Registre d’activité
Le journal d’activité est un registre du compte, en ajout seulement, de tout ce qui se passe dans un compte RentKey : qui a envoyé quelle invitation, qui a ouvert ou téléchargé quel rapport, quand et d’où. C’est le détail que les propriétaires demandent lorsqu’on leur demande de prouver leur processus.
Exemple illustratif
Les noms et les événements sont fictifs.
| Quand | Action | Catégorie | Qui | Appliqué à | Ce qui s’est passé | Résultat |
|---|
Guide pratique
Chaque élément ci-dessous est un véritable type d’action du système de journal d’audit que RentKey partage entre ses produits — le nom machine exact inscrit au journal lorsque l’action se produit.
Chaque étape de la vie d’un rapport est consignée, du moment où les vérifications se terminent jusqu’au moment où le rapport lui-même est supprimé à la fin de sa période de conservation.
Pourquoi c’est important : si un rapport est un jour remis en question, vous pouvez démontrer exactement qui l’a consulté, quand, et comment il a quitté le tableau de bord — même une fois le rapport supprimé.
Le volet du processus qui concerne le demandeur est consigné avec la même rigueur que celui du propriétaire — une preuve que chaque demandeur est passé par les mêmes étapes.
Pourquoi c’est important : vous pouvez prouver, demandeur par demandeur, que le consentement a été obtenu et que le même processus a été suivi chaque fois — le dossier que réclamera un tribunal ou une plainte en matière de droits de la personne.
Chaque modification de qui peut voir quoi dans votre compte est consignée — utile le jour où quelqu’un part, et utile pour montrer qui avait accès à une date donnée.
Pourquoi c’est important : lorsqu’une personne quitte l’équipe, vous pouvez montrer exactement quand son accès a pris fin, et confirmer que rien ne s’est produit sur le compte par la suite.
Les connexions, les tentatives échouées et tout ce qui touche aux détails sensibles du registre sont consignés — y compris l’accès au détail judiciaire que le registre garde par ailleurs séparé.
Pourquoi c’est important : une connexion échouée, une consultation judiciaire, une exportation — les événements les plus susceptibles de compter dans une enquête sont ceux qui sont consignés avec le plus de soin.
Le registre est conçu pour répondre aux organismes de réglementation et aux tribunaux, et pas seulement à la curiosité interne — conservé plus longtemps que les rapports qu’il décrit, et impossible à modifier après coup.
Pourquoi c’est important : vous pouvez remettre à un organisme de réglementation ou à un tribunal la partie pertinente du registre — et le fait que vous l’ayez exportée, ainsi que la raison pour laquelle quelqu’un a regardé de plus près, figurent aussi au dossier.
Anatomie d’une entrée
Rien n’est déduit après coup. Chaque entrée est écrite avec tous ces champs au moment où l’événement se produit.
Les détails d’origine et d’appareil sont conservés séparément et ne sont communiqués que sur demande, avec un motif déclaré. Ils ne sont jamais affichés à côté d’une entrée par défaut — et chaque communication est elle-même enregistrée, sous le nom FORENSIC_DETAIL_ACCESSED.
Ajout seulement, par conception
Une piste de vérification n’a de valeur que si elle ne peut pas être modifiée après coup. Le registre de RentKey est appliqué en mode ajout seulement (WORM) au niveau de la base de données — il n’y a aucun bouton de suppression, ni pour vous ni pour nous.
Une fois écrite, une entrée ne peut être ni modifiée ni retirée. Ni par un administrateur de votre compte, ni par le soutien de RentKey. Si une correction est nécessaire, une nouvelle entrée est ajoutée; l’ancienne demeure.
Obtenir une copie du registre — pour un audit, un dépôt ou une demande légale — est en soi un événement. Il est enregistré sous le nom LEDGER_EXPORTED, avec la personne qui l’a exécuté et la mention de son autorisation ou non.
La durée de conservation des rapports vous appartient. Celle du registre est plus longue et fixe. Quand un rapport est supprimé à la fin de sa période, l’entrée attestant son existence — et indiquant qui l’a ouvert — est conservée.
En pratique
Un parcours typique dans le registre, d’un nom à une réponse.
Saisissez un demandeur, un collègue, une référence de rapport ou un numéro d’unité dans la recherche.
Filtrez par catégorie, période, gravité, résultat ou acteur jusqu’à obtenir une liste courte.
Développez-la pour voir la gravité, l’horodatage UTC exact et l’identifiant de l’entrée.
Suivez « Tout ce que cette personne a fait → » pour voir son historique complet sur le compte.
Exportez la sélection filtrée en CSV pour votre dossier — selon les permissions, et consigné dès que vous le faites.
Pourquoi cela élimine le risque
Si une décision est un jour remise en question devant un tribunal ou dans une plainte en matière de droits de la personne, le registre constitue votre dossier de conformité : qui exactement a consulté un rapport et quand, ainsi que la preuve que chaque demandeur a suivi le même processus.
Ce que les propriétaires indépendants obtiennentResponsabilisation du personnel pour chaque immeuble et chaque agent, départ en bonne et due forme lorsqu’une personne quitte, et trace des personnes avec qui un rapport a été partagé et pendant combien de temps.
Conçu pour les équipes & les courtiersUne chaîne de possession de vos propres données : qui a consulté votre rapport, quand, et ce qu’il en est advenu — toute question sur votre activité trouve sa réponse directement dans le registre.
Comment nous protégeons les données des demandeursQuestions
Non. Le registre est en ajout seulement (WORM), ce qui est appliqué au niveau de la base de données — ni par le client, ni par le personnel de RentKey. Si une correction est nécessaire, une nouvelle entrée est ajoutée; rien de ce qui est déjà écrit n’est jamais modifié ni retiré.
Personne, y compris le personnel de RentKey, ne peut modifier ou retirer une entrée du registre une fois celle-ci écrite. Si notre équipe de soutien doit un jour consulter votre compte, cet accès est une activité consignée, et non un moyen de contourner le registre.
La durée de conservation des rapports est déterminée par vous. Celle du registre est plus longue et fixe : les entrées survivent aux rapports qu’elles décrivent, y compris le fait qu’un rapport maintenant supprimé a existé et qui l’a ouvert.
Oui, si votre rôle en a la permission. Les exportations s’exécutent côté serveur, sont plafonnées et sont journalisées comme une entrée distincte — LEDGER_EXPORTED — y compris qui l’a demandée et si elle a été autorisée.
Oui. Les ouvertures d’invitation, le consentement, la vérification d’identité et les échecs de vérification d’identité sont consignés de la même façon que les actions côté propriétaire et côté personnel, de sorte que la chaîne de possession d’un demandeur est aussi complète que la vôtre.
Registre d’activité
Obtenez un accès anticipé et le registre fonctionne dès le premier jour — chaque invitation, chaque ouverture, chaque téléchargement, consigné.
Compte RentKey
Les comptes RentKey ouvriront lors de la disponibilité générale. D’ici là, demandez un accès anticipé et nous vous configurerons en premier.
Les demandeurs invités à une vérification n’ont pas besoin de compte : utilisez le lien personnel de votre courriel d’invitation. Pour toute question, écrivez à info@rentkey.ca.
