Datenschutzerklärung

Wer wir sind

RentKey ist ein Mieterprüfdienst, der von Crown Stack Systems mit Sitz in Toronto, Ontario, entwickelt und betrieben wird. In dieser Erklärung bedeuten „wir", „uns" und „RentKey" Crown Stack Systems.

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung oder zum Umgang mit Ihren Informationen haben, kontaktieren Sie uns unter info@rentkey.ca. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter derselben Adresse.

Wen diese Erklärung betrifft

Diese Erklärung gilt für:

• Besucher von rentkey.ca
• Vermieter und Hausverwaltungen, die RentKey nutzen, um einen Bewerber zu prüfen
• Bewerber, die eingeladen werden, eine RentKey-Prüfung abzuschließen
• Nutzer bei Partnerplattformen und Maklerbüros, die über eine Integration auf RentKey zugreifen

Wo diese Erklärung „Sie" sagt, ist damit jeweils die Gruppe gemeint, die beschreibt, wie Sie RentKey nutzen.

Was wir erheben

Was wir erheben, hängt davon ab, wie Sie RentKey nutzen.

Von Vermietern und Hausverwaltungen

Ihre Kontodaten (Name, E-Mail, Telefon), Rechnungsinformationen und Aufzeichnungen über die von Ihnen angeforderten Prüfungen.

Von Bewerbern

Ihr Name, Geburtsdatum und Ihre Kontaktdaten; Bilder Ihres amtlichen Lichtbildausweises; ein bei der Identitätsverifizierung aufgenommener Live-Gesichtsscan; Ihre Social Insurance Number oder Social Security Number, wenn Sie sich entscheiden, eine anzugeben; und ein Nachweis der Einwilligung, die Sie erteilen, bevor eine Prüfung läuft.

Von Auskunfteien und anderen Datenquellen

Sobald Sie eingewilligt haben, erhalten wir von einem lizenzierten Prüfpartner eine Kreditakte und einen Score; Ergebnisse der Sanktions-, Beobachtungslisten- und PEP-Prüfung; Fahndungsmeldungen; Gerichts-, Tribunal- und Räumungsakten; und, wenn der Vermieter sie bestellt hat, das Ergebnis einer RCMP-CPIC-Abfrage oder einer Prüfung in den US-Straf- und Sexualstraftäterregistern.

Von Ihrem Besuch auf unserer Website

Standard-Serverprotokolle, etwa IP-Adresse und Browsertyp, sowie eine Währungspräferenz (CAD oder USD), die lokal in Ihrem Browser gespeichert wird. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine Tracker von Drittanbietern.

Wie wir sie verwenden

Wir verwenden die erhobenen Informationen, um:

• Die Prüfung, in die der Bewerber eingewilligt hat, durchzuführen und zu liefern
• Den Bericht für den Vermieter zu erstellen, der ihn angefordert hat
• Unseren rechtlichen Pflichten in Kanada und den Vereinigten Staaten nachzukommen
• Betrug, einschließlich Identitätsbetrug, zu erkennen und zu verhindern
• Support zu leisten, wenn Sie uns kontaktieren

Biometrische Daten

Bei der Identitätsverifizierung nimmt RentKey einen Live-Gesichtsscan auf und vergleicht ihn mit dem Foto auf Ihrem amtlichen Ausweis. Dieser Vergleich ist der einzige Zweck, für den Ihre biometrischen Daten verwendet werden.

Sobald der Abgleich abgeschlossen ist, wird der Scan selbst binnen eines Tages gelöscht. Wenn Sie sich entscheiden, Ihren Scan zur Verbesserung des Systems beitragen zu lassen, wird er für den Zeitraum aufbewahrt, der bei Erteilung dieser Einwilligung angezeigt wird. Wir behalten nur das Ergebnis des Abgleichs und einen signierten Verifizierungs-Hash — einen Nachweis, dass die Prüfung stattgefunden hat, ohne Ihr Gesicht zu speichern. Wir erstellen oder behalten keine biometrischen Templates.

Einwilligung und Rechtsgrundlagen

In Kanada arbeitet RentKey nach dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) und den geltenden Datenschutzgesetzen der Provinzen für den privaten Sektor. In den Vereinigten Staaten stützen wir uns auf Ihre Einwilligung und auf den zulässigen Zweck nach dem Fair Credit Reporting Act (FCRA), um einen Bonitätsbericht oder eine Hintergrundprüfung einzuholen.

Die Einwilligung eines Bewerbers wird im RentKey-Ablauf erfasst, bevor eine Prüfung läuft, und deckt jede Prüfung im vom Vermieter gewählten Paket ab. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie info@rentkey.ca kontaktieren. Der Widerruf vor Abschluss einer Prüfung stoppt alle noch nicht gelaufenen Prüfungen, kann aber den Vermieter daran hindern, über Ihre Bewerbung zu entscheiden.

An wen wir weitergeben

Wir geben Informationen weiter an:

• Lizenzierte Prüfpartner in Kanada und den Vereinigten Staaten, um den Bonitätsbericht einzuholen, in den ein Bewerber eingewilligt hat
• Akkreditierte Partner, die erweiterte Strafregisterprüfungen durchführen, einschließlich RCMP-CPIC- und US-Straf- und Sexualstraftäterregister-Abfragen
• Datenquellen für Sanktions-, Beobachtungslisten- und Fahndungsdaten, die wir auf Treffer abfragen, statt ihnen personenbezogene Daten zu übergeben
• Zahlungsdienstleister, um einen Bericht abzurechnen
• Cloud-Infrastrukturanbieter, die im Auftrag und vertraglich gebunden Daten für uns speichern und verarbeiten
• Strafverfolgungsbehörden oder Aufsichtsbehörden, wenn das Gesetz es verlangt

Wir verkaufen personenbezogene Daten nie und verwenden sie nie für Werbung.

Grenzüberschreitende Übermittlungen

RentKey ist in Kanada und den Vereinigten Staaten tätig, und Ihre Informationen können in beiden Ländern verarbeitet werden, je nachdem, wo sich der Vermieter, der Bewerber oder die jeweilige Datenquelle befindet. Wo Informationen die Grenze überschreiten, stützen wir uns auf vertragliche und technische Schutzmaßnahmen mit unseren Partnern und Infrastrukturanbietern, um sie überall dort, wo sie verarbeitet werden, nach dem in dieser Erklärung festgelegten Standard zu schützen.

Aufbewahrung

Ein Bericht und seine zugrunde liegenden Daten werden sieben Jahre ab dem Datum der Berichtserstellung aufbewahrt. Wenn diese Frist endet, werden der Bericht und die zu seiner Erstellung erhobenen personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.

Nachweise der Einwilligung werden so lange aufbewahrt, wie das Gesetz es verlangt, damit wir und der Vermieter zeigen können, dass eine Prüfung ordnungsgemäß autorisiert war. Biometrische Scans werden binnen eines Tages gelöscht — siehe Biometrische Daten oben.

Ihre Rechte

Wenn Sie sich in Kanada befinden, können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten oder deren Berichtigung verlangen und sich beim Office of the Privacy Commissioner of Canada oder dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Provinz beschweren, wenn Sie glauben, dass wir sie unsachgemäß behandelt haben.

Wenn Sie ein US-Bewerber sind, gibt Ihnen der Fair Credit Reporting Act das Recht zu erfahren, was in Ihrer Akte steht, und unrichtige Angaben direkt bei der Auskunftei oder Stelle anzufechten, die sie geliefert hat, nicht nur bei uns.

Soweit das Gesetz es erlaubt, können Sie uns auch bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Kontaktieren Sie info@rentkey.ca, um eine dieser Anfragen zu stellen.

Sicherheit

Wir verschlüsseln personenbezogene Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Berichte werden Vermietern über befristete Links zur Verfügung gestellt, nicht als E-Mail-Anhänge. Der Zugriff auf Bewerberdaten ist auf das beschränkt, was eine bestimmte Rolle braucht, und der Zugriff wird protokolliert.

Kinder

RentKey richtet sich an Erwachsene. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um RentKey zu nutzen, ob als Vermieter, Bewerber oder anderer Nutzer.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich das Produkt von RentKey oder die Rechtslage ändert. Nehmen wir eine wesentliche Änderung vor, aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert" oben auf dieser Seite. Die fortgesetzte Nutzung von RentKey nach einer Änderung bedeutet, dass Sie die aktualisierte Erklärung akzeptieren.

Kontakt

Fragen, Anfragen oder Beschwerden zu dieser Erklärung oder zu Ihren personenbezogenen Daten: info@rentkey.ca. RentKey wird von Crown Stack Systems, Toronto, Ontario, betrieben.