传输和存储加密
数据在申请人、RentKey 和我们的核查合作伙伴之间传输时会加密，存储时再次加密。
安全&合规
像银行一样处理数据。
背景审查只有在申请人信任、监管机构认可的前提下才能运作。以下详细说明申请人的数据会发生什么：哪些会流转、哪些会保留、哪些会销毁，以及在加拿大和美国每一步分别适用哪项法律。
数据流程
申请人数据如何流转。
共六个步骤，从头到尾。每一步都会说明在下一步开始之前存储了什么、丢弃了什么。
1. 邀请
房东或物业经理通过电子邮件或短信发送审查链接，并选择由谁付费以及运行哪个套餐。
存储：邀请记录，包括发送对象、发送时间和所选套餐。丢弃：暂无，此时尚未收集任何申请人数据。
2. 授权&披露
申请人会看到是谁在提出申请、将核查哪些内容以及原因，并在任何核查运行之前给予同意。
存储：授权记录及其时间戳，附在报告中。丢弃：无，这是所同意内容的法律记录。
3. 设备端身份验证
申请人在自己的手机上扫描护照、驾驶执照或永久居民卡/绿卡，并完成带有活体检测和防篡改检查的实时人脸扫描，大约需要三分钟。
存储：比对结果和带签名的验证哈希值。丢弃：一旦完成 OCR 识别和比对，立即丢弃证件图像和人脸扫描的每一帧画面。
4. 针对已验证身份运行核查
信用、制裁、执法和法院核查并行运行，与刚刚验证的身份相匹配，而不是依据键入的姓名。
存储：每个来源返回的结果及其查询时间。丢弃：如果提供了 SIN 或 SSN，仅用于该次征信机构请求，不予保留。
5. 报告生成&签名
通俗易懂的报告根据上述结果生成，每个来源都注明查询时间，并为最终的 PDF 文件生成带签名的哈希值。
存储：最终报告及其带签名的哈希值，保存七年。丢弃：没有新的内容，这一步只是将已保留的内容打包。
6. 通过限时链接共享，保留期开始计时
房东通过限时链接打开报告，绝不使用电子邮件附件。每一次打开都会被记录，七年的保留期开始倒计时。
存储：每次打开的活动账本条目，以及保留期结束前的报告。丢弃：保留期结束时，自动删除报告及其授权记录。
数据处理
生物识别数据保留：我们保留什么，不保留什么。
保留清单特意保持简短：我们持有的原始资料越少，需要保护或可能丢失的就越少。
保留
验证结果&带签名的哈希值 报告 PDF，保存七年 授权记录 活动账本条目
不保留
人脸扫描画面 OCR 识别后的证件图像 生物识别模板 征信机构请求之外的 SIN / SSN
控制措施
保障安全的机制。
基于角色的访问&2FA
员工和客户账户只能看到其角色所需的内容。每个账户均可启用双重验证。
限时共享链接
报告通过会过期的链接共享，绝不以电子邮件附件的形式无限期留在收件箱中。
活动账本
一份仅可追加的记录，显示谁在何时打开了报告。其中的任何内容事后都无法被编辑或删除。
了解账本如何运作来源&设备取证
关于报告在何处以及如何被访问的技术细节与报告本身分开保存，仅应请求提供，而且提供的过程同样会被记录。
保留&删除
报告保存七年。保留期结束时，报告将从 RentKey 的系统中删除，并且会核实删除结果，而不是想当然。
合规对照表
每项规则在产品中的体现。
这不是政策摘要，而是将每项原则或要求与 RentKey 实际做法逐条对应的对照表。
PIPEDA 的公平信息原则
| 原则 | RentKey 如何落实 |
|---|---|
| 问责 | RentKey 和 Crown Stack Systems 对个人信息从收集到删除的全过程负责。 |
| 明确目的 | 在任何核查运行之前，会明确告知申请人将核查哪些内容以及原因。 |
| 同意 | 在申请人于流程中表示同意之前，不会进行任何核查，并且该请求会被记录。 |
| 限制收集 | 仅收集每项核查所需的字段；运行报告无需提供 SIN 或 SSN。 |
| 限制使用、披露&保留 | 数据仅用于生成报告，仅通过限时链接共享，并在七年保留期结束时删除。 |
| 准确性 | 身份与政府签发的证件和实时扫描相匹配；信用、制裁和法院结果直接来自原始来源。 |
| 安全保障 | 传输和存储加密、基于角色的访问、2FA，以及仅可追加的活动账本。 |
| 公开透明 | 本页面和示例报告以通俗易懂的语言准确描述申请人的信息会经历什么。 |
| 个人查阅 | 申请人可以向订购报告的房东或物业经理申请查阅所收集的关于其本人的信息。 |
| 质疑合规性 | 申请人可以直接向 RentKey 对某项结果提出异议，对于征信机构报告的信息，也可以向征信机构提出异议。 |
美国 FCRA：各方职责
| 要求 | RentKey | 房东 |
|---|---|---|
| 合法目的 | 确认该报告是为租赁决定而申请的 | 声明并持有调取报告的合法目的 |
| 申请人授权 | 在核查运行之前，在申请人流程中获取授权 | 无需在流程之外另行收集授权 |
| 不利行动通知 | 在报告内提供通知文本和披露内容 | 在依据报告拒绝申请人时，向申请人发送通知 |
| 争议 | 人工审核有争议的制裁、法院或执法匹配结果 | 对于征信机构报告的争议，引导申请人联系征信机构 |
| 数据提供 | 不向征信机构或其他机构提供申请人数据 | 在此模式下为报告使用方，而非数据提供方 |
人权&公平住房
报告是否公平，取决于如何使用。
RentKey 可以为您提供可核实的事实。如何运用这些事实仍由您负责，以下是保持公平的方法。
本报告不包含的内容。
没有社交媒体评分，没有受保护特征，除可核实的身份、信用、制裁、执法和法院记录之外别无其他。如果不是您可以合法据以采取行动的事实，就不会出现在报告中。
每次都采用相同的标准。
在审查任何人之前，先确定哪些情形会导致申请人不合格，并对同一单元或楼宇的每份申请以同样的方式适用。报告只有被一致地使用，才是公平的。
记录决定，而不仅仅是结果。
记下拒绝所依据的内容以及您发送了哪份通知。如果日后对某项决定有疑问，报告和活动账本会准确显示当时看到了什么以及何时看到的。
每次都使用通知。
如果报告对拒绝申请人起到了作用，请发送随报告附带的不利行动通知。这是美国 FCRA 的要求，在 RentKey 运营的所有地区也是良好做法。
负责任的披露
报告漏洞。
如果您在 RentKey 中发现了安全问题，请先告知我们，再告知其他任何人。请发送电子邮件至 info@rentkey.ca，并在主题行中注明“Security”。专用的安全邮箱将在正式发布时提供。
请包括
- 您发现了什么，以及在哪里发现的
- 复现步骤
- 您认为的影响
我们承诺
- 确认收到您的报告
- 调查并修复已确认的问题
- 如果您愿意，我们会公开致谢
现阶段我们不设有偿漏洞赏金计划。
常见问题
直接回答。
数据存储在哪里？
存储在加拿大和美国。我们会在开通时根据您的运营地点，说明您账户所使用的具体地区。
你们会出售数据吗？
绝不会。RentKey 不会为任何目的向任何人出售申请人或客户数据。
员工可以阅读报告吗？
只有因角色需要的员工可以，并且每次访问都会被记录，与您自己团队的打开记录在活动账本中的方式相同。
发生数据泄露时会怎样？
我们会按法律要求通知受影响的客户和相关监管机构，并如实告知您发生了什么以及我们正在采取哪些措施。
我可以获得数据处理协议吗？
可以，面向物业经理和平台合作伙伴。通过联系页面申请。
