Versleuteling tijdens verzending en opslag
Gegevens zijn versleuteld tijdens het verkeer tussen de aanvrager, RentKey en onze controlepartners, en nogmaals versleuteld in opslag.
Beveiliging & compliance
Behandeld zoals een bank het zou behandelen.
Screening werkt alleen als aanvragers haar vertrouwen en toezichthouders haar accepteren. Dit is precies wat er met de gegevens van een aanvrager gebeurt — wat er beweegt, wat wordt bewaard, wat wordt weggegooid en welke wet elke stap regelt — in Canada en de Verenigde Staten.
Gegevensstroom
Hoe aanvragersgegevens bewegen.
Zes stappen, van begin tot eind. Elke stap noemt wat wordt opgeslagen en wat wordt weggegooid voordat de volgende begint.
1. Uitnodiging
De verhuurder of vastgoedbeheerder stuurt een screeninglink per e-mail of sms en kiest wie betaalt en welk pakket wordt uitgevoerd.
Opgeslagen: het uitnodigingsdossier — aan wie het is gestuurd, wanneer en welk pakket. Weggegooid: nog niets — er zijn nog geen aanvragersgegevens verzameld.
2. Toestemming & bekendmakingen
De aanvrager ziet wie het vraagt, precies wat er wordt gecontroleerd en waarom — en geeft toestemming voordat iets wordt uitgevoerd.
Opgeslagen: het toestemmingsdossier en de bijbehorende tijdstempels, bij het rapport gevoegd. Weggegooid: niets — dit is de juridische vastlegging van wat is overeengekomen.
3. Identiteit op het apparaat
Op zijn eigen telefoon scant de aanvrager een paspoort, rijbewijs of PR- / Green card en voltooit een live gezichtsscan met liveness- en knoeicontroles — ongeveer drie minuten.
Opgeslagen: het vergelijkingsresultaat en een ondertekende verificatiehash. Weggegooid: de ID-afbeelding en elk beeld van de gezichtsscan, zodra OCR en vergelijking voltooid zijn.
4. Controles lopen tegen de geverifieerde identiteit
Krediet-, sancties-, rechtshandhavings- en gerechtelijke controles lopen parallel, vergeleken met de zojuist geverifieerde identiteit — niet met een ingetypte naam.
Opgeslagen: wat elke bron teruggaf en het tijdstip waarop is gezocht. Weggegooid: een SIN of SSN, als er een is opgegeven — die wordt alleen voor dat bureauverzoek gebruikt en niet bewaard.
5. Rapport samengesteld & ondertekend
Het rapport in gewone taal wordt opgebouwd uit de bovenstaande resultaten, elke bron genoemd met het zoektijdstip, en de voltooide PDF krijgt een ondertekende hash.
Opgeslagen: het voltooide rapport en de ondertekende hash, zeven jaar lang. Weggegooid: niets nieuws — deze stap verpakt wat al was bewaard.
6. Gedeeld via verlopende link — de bewaarklok begint te lopen
De verhuurder opent het rapport via een verlopende link, nooit een e-mailbijlage. Elke opening wordt vastgelegd en de bewaartermijn van zeven jaar begint af te tellen.
Opgeslagen: vermeldingen in het activiteitengrootboek voor elke opening, en het rapport tot de termijn sluit. Weggegooid: het rapport en het bijbehorende toestemmingsdossier, automatisch, wanneer de termijn sluit.
Gegevensverwerking
Bewaring van biometrische gegevens: wat wij bewaren, wat niet.
De bewaarlijst is met opzet kort — hoe minder grondstoffen wij bewaren, hoe minder er te beschermen of te verliezen valt.
Bewaard
Verificatieresultaat & ondertekende hash Rapport-PDF, zeven jaar Toestemmingsdossier Vermeldingen in het activiteitengrootboek
Niet bewaard
Beelden van de gezichtsscan Afbeeldingen van ID-documenten, na OCR Biometrische sjablonen SIN / SSN, na het bureauverzoek
Maatregelen
De mechanismen om het veilig te houden.
Toegang op basis van rollen & 2FA
Accounts van medewerkers en klanten zien alleen wat hun rol vereist. Tweefactorauthenticatie is beschikbaar op elk account.
Verlopende deellinks
Rapporten worden gedeeld via een link die verloopt, nooit als e-mailbijlage die onbepaalde tijd in een inbox blijft staan.
Activiteitengrootboek
Een alleen-toevoegbaar overzicht van wie een rapport opende en wanneer. Niets daarin kan achteraf worden bewerkt of verwijderd.
Zie hoe het grootboek werktHerkomst- & apparaatforensica
Technische details over waar en hoe een rapport is geraadpleegd worden gescheiden van het rapport zelf bewaard en alleen op verzoek vrijgegeven — ook die vrijgave wordt vastgelegd.
Bewaring & verwijdering
Rapporten worden zeven jaar bewaard. Wanneer de termijn sluit, worden ze uit de systemen van RentKey verwijderd en de verwijdering wordt geverifieerd, niet verondersteld.
Compliancekaart
Waar elke regel in het product terugkomt.
Geen samenvatting van beleid — een regel-voor-regelkaart van elk principe of elke vereiste naar wat RentKey werkelijk doet.
De eerlijke-informatieprincipes van PIPEDA
| Principe | Hoe RentKey het toepast |
|---|---|
| Verantwoordelijkheid | RentKey en Crown Stack Systems zijn verantwoordelijk voor persoonsgegevens van verzameling tot verwijdering. |
| Doeleinden vaststellen | De aanvrager krijgt precies te horen wat er wordt gecontroleerd en waarom, voordat iets wordt uitgevoerd. |
| Toestemming | Er wordt niets gecontroleerd totdat de aanvrager in de flow toestemming geeft, en het verzoek wordt vastgelegd. |
| Beperking van verzameling | Alleen de velden die elke controle nodig heeft, worden verzameld; er is geen SIN of SSN vereist om het rapport uit te voeren. |
| Beperking van gebruik, bekendmaking & bewaring | Gegevens worden alleen gebruikt om het rapport op te stellen, alleen via een verlopende link gedeeld en verwijderd wanneer de bewaartermijn van zeven jaar sluit. |
| Juistheid | Identiteit wordt vergeleken met door de overheid uitgegeven documenten en een live scan; krediet-, sancties- en gerechtelijke resultaten komen rechtstreeks uit de bron. |
| Waarborgen | Versleuteling tijdens verzending en opslag, toegang op basis van rollen, 2FA en een alleen-toevoegbaar activiteitengrootboek. |
| Openheid | Deze pagina en het voorbeeldrapport beschrijven in gewone taal precies wat er met de gegevens van een aanvrager gebeurt. |
| Individuele toegang | Aanvragers kunnen bij de verhuurder of vastgoedbeheerder die het rapport bestelde opvragen wat over hen is verzameld. |
| Naleving betwisten | Aanvragers kunnen een bevinding rechtstreeks bij RentKey betwisten, of bij het kredietbureau voor door het bureau gemelde informatie. |
De Amerikaanse FCRA: wie doet wat
| Vereiste | RentKey | Verhuurder |
|---|---|---|
| Toegestaan doel | Bevestigt dat het rapport voor een huurbeslissing wordt aangevraagd | Stelt het toegestane doel voor het opvragen vast en bewaart het |
| Toestemming van de aanvrager | Legt toestemming vast in de flow van de aanvrager voordat controles worden uitgevoerd | Hoeft buiten de flow geen afzonderlijke toestemming te verzamelen |
| Kennisgeving van nadelige beslissing | Levert de kennisgevingstekst en bekendmakingen binnen het rapport | Stuurt de kennisgeving naar de aanvrager bij afwijzing op grond van het rapport |
| Betwistingen | Beoordeelt betwiste overeenkomsten met sancties, rechtbanken of rechtshandhaving met de hand | Verwijst aanvragers naar het bureau voor door het bureau gemelde betwistingen |
| Gegevensverstrekking | Verstrekt geen aanvragersgegevens aan bureaus of andere instanties | Gebruiker van het rapport, geen gegevensverstrekker, onder dit model |
Mensenrechten & eerlijke huisvesting
Een rapport is alleen zo eerlijk als het gebruik ervan.
RentKey kan u verifieerbare feiten geven. Wat u ermee doet, blijft aan u — zo houdt u het eerlijk.
Wat dit rapport weglaat.
Geen scoring via sociale media, geen beschermde kenmerken, niets buiten verifieerbare identiteit, krediet, sancties, rechtshandhavings- en gerechtelijke dossiers. Als het geen feit is waarop u rechtmatig kunt handelen, staat het niet op het rapport.
Pas elke keer dezelfde standaard toe.
Bepaal wat een aanvrager diskwalificeert voordat u iemand screent en pas dat op elke aanvraag voor een eenheid of gebouw op dezelfde manier toe. Een rapport is alleen eerlijk als het consequent wordt gebruikt.
Leg de beslissing vast, niet alleen de uitkomst.
Houd een notitie bij van waarop een afwijzing was gebaseerd en welke kennisgeving u hebt verstuurd. Als een beslissing ooit ter discussie komt, tonen het rapport en het activiteitengrootboek precies wat is gezien en wanneer.
Gebruik de kennisgeving, elke keer.
Als een rapport heeft bijgedragen aan het afwijzen van een aanvrager, stuur dan de kennisgeving van nadelige beslissing die erbij zit — vereist onder de Amerikaanse FCRA en goede praktijk overal waar RentKey actief is.
Verantwoorde bekendmaking
Meld een kwetsbaarheid.
Als u een beveiligingsprobleem in RentKey hebt gevonden, vertel het ons dan voordat u het aan iemand anders vertelt. Mail info@rentkey.ca met "Security" in de onderwerpregel — een speciaal beveiligingsadres komt met de algemene beschikbaarheid.
Vermeld
- Wat u hebt gevonden, en waar
- Stappen om het te reproduceren
- Wat volgens u de impact is
Wij beloven
- Uw melding te bevestigen
- Bevestigde problemen te onderzoeken en op te lossen
- U te vermelden, als u dat wilt
In dit stadium voeren wij geen betaald bugbountyprogramma.
Vragen
Eerlijke antwoorden.
Waar worden gegevens opgeslagen?
In Canada en de Verenigde Staten. Wij noemen bij de onboarding de specifieke regio voor uw account, afhankelijk van waar u actief bent.
Verkoopt RentKey gegevens?
Nooit. RentKey verkoopt geen aanvragers- of klantgegevens aan wie dan ook, voor welk doel dan ook.
Kunnen medewerkers rapporten lezen?
Alleen medewerkers wier rol dat vereist, en elke toegang wordt vastgelegd — dezelfde soort registratie die de openingen van uw eigen team in het activiteitengrootboek krijgen.
Wat gebeurt er bij een datalek?
Wij stellen getroffen klanten en de betrokken toezichthouders op de hoogte zoals de wet vereist, en vertellen u helder wat er is gebeurd en wat wij eraan doen.
Kan ik een verwerkersovereenkomst krijgen?
Ja, voor vastgoedbeheerders en platformpartners. Vraag er een aan via contact.
Vroege toegang
Stop met raden bij de deur. Screen het hele plaatje.
Vertel ons waar u actief bent en hoeveel eenheden u beheert. Wij reageren binnen één werkdag.
